Aviso sobre Prácticas de Privacidad 
 
 
 
 

 

Versión No. 2 – 8 de diciembre de 2003

 

Este AVISO describe cómo su información médica puede ser usada y divulgada y cómo usted puede tener acceso a esta información. POR FAVOR LÉALO CUIDADOSAMENTE.

 

I. Quiénes somos

 

Este aviso describe las políticas de privacidad Twin Cities Community Hospital (el "Hospital"), incluyendo las de los miembros de su fuerza laboral, miembros médicos del personal médico y de los profesionales de salud afiliados que laboran en el hospital. En este aviso el Hospital y los proveedores individuales de atención médica algunas veces se les refiere como "nosotros". A pesar de que estamos involucrados en diversas actividades de conexión y ofrecemos servicios en instalaciones de atención clínicamente integradas, cada uno de nosotros somos entidades jurídicas independientes. Este aviso aplica a los servicios ofrecidos a usted en Twin Cities Community Hospital – 1100 Las Tablas Rd., Templeton, CA como un hospital de pacientes internos o ambulatorios o de cualquier servicio que ofrecemos y que involucre el uso o divulgación de su información de salud.

 

II. Obligaciones de privacidad

 

Por ley, cada uno de nosotros debemos conservar la privacidad de su información médica ("Protected Health Information – Información médica protegida" o "PHI" por sus siglas en inglés) y ofrecerle este aviso de deberes jurídicos y políticas de privacidad respecto a su información médica protegida. Cuando utilizamos o divulgamos su Información médica protegida, se nos exige obedecer la ley en los términos de este aviso (o de cualquier otro aviso vigente al momento de utilizar o divulgar su información médica protegida). Una serie de obligaciones especiales de privacidad, según se describen en la Sección IV.D, se aplican si usted es admitido a la unidad psiquiátrica o al centro de tratamiento de dependencia de sustancias.

 

III. Usos y divulgaciones permitidas sin su autorización por escrito

 

En ciertas situaciones, que se describen más adelante en la sección IV, debemos contar con su autorización por escrito para usar y/o divulgar su PHI. Sin embargo, no requerimos ningún tipo de autorización por parte de usted para los siguientes usos y divulgaciones:

 

A. Usos y divulgaciones para operaciones de tratamiento, pago y atención de salud.

 

Podemos usar y divulgar su PHI pero no su “Información altamente confidencial”

 

(definida en la sección IV.C), para ofrecerle tratamiento médico, obtener el pago por los servicios ofrecidos a usted y realizar las "operaciones de atención médica" descritas a continuación:

 

· Tratamiento. Usamos y divulgamos su PHI para ofrecerle tratamiento y otros servicios, por ejemplo diagnóstico y tratamiento de su lesión o enfermedad. Además, podemos contactarle para ofrecerle recordatorios de sus citas o información acerca de las alternativas de tratamiento o de otros beneficios relacionados con su salud que pudieran ser de su interés. También podemos divulgar su PHI a otros proveedores de atención médica involucrados en su tratamiento.

 

 · Pagos. Podemos utilizar y divulgar su PHI para obtener el pago por los servicios que se le brindaron, por ejemplo, para reclamar y obtener el pago de su aseguradora de salud, HMO u otra compañía que se encargue de tramitar o pagar el costo de algunos o todos sus servicios de atención de salud ("la parte responsable del pago") para verificar que la persona responsable de los pagos pagará su atención médica.

 

· Operaciones de atención médica. Podemos usar y divulgar su PHI para operaciones de atención médica, que incluyan la administración y planificación interna y actividades diversas que mejoren la efectividad de la calidad y los costos de la atención que le ofrecemos. Por ejemplo, podemos utilizar su PHI para evaluar la calidad y capacidad de los médicos, enfermeras y otros trabajadores de atención de la salud. También podemos divulgar su PHI al oficial de privacidad del Hospital a fin de resolver cualquier queja que pudiera tener y para garantizar que tenga una estancia confortable con nosotros.

 

Además podemos divulgar su PHI a sus otros proveedores de atención médica cuando su PHI sea

 

solicitado por ellos para atenderle, recibir el pago por los servicios que le hayan prestado a usted, o para realizar ciertas operaciones de atención médica, tales como evaluación de la calidad y actividades de mejora, revisión de la calidad y capacidad de los profesionales de atención médica; o para la detección de fraudes y abusos o complicidades médicas. Además, podemos compartir su PHI con centros asociados quienes realizan en nuestra representación servicios de operaciones de tratamiento, pago y atención médica.

 

B. Uso o divulgación del directorio de pacientes en el Hospital.

 

Podemos incluir su nombre y ubicación en el Hospital, la condición de su salud general

 

y su afiliación religiosa en un directorio de pacientes sin necesidad de obtener su autorización a menos que usted se oponga a su inclusión en el directorio o esté ubicado en una sala, ala o unidad cuya identificación revele que usted está recibiendo tratamiento para (1) enfermedad mental o discapacidades en el desarrollo; (2) abuso o adicción de alcohol o drogas; (3) VIH/SIDA; (4) enfermedades contagiosas; (5) pruebas genéticas; (6) negligencia y abuso de menores; (7) violencia doméstica y abuso de personas de la tercera edad; o (8) violación sexual. La información del directorio se puede divulgar a cualquier persona que pregunte por su nombre o a miembros del clero; sin embargo, su afiliación religiosa sólo será informada a miembros del clero.

 

C. Divulgación a familiares, amigos cercanos y personal sanitario. Podemos utilizar o divulgar su PHI a un familiar, a otro pariente, a un amigo cercano o a cualquier persona que usted reconozca cuando esté presente para, o por el contrario, disponible antes de la divulgación, si nosotros (1) obtenemos su consentimiento; (2) le ofrecemos la oportunidad de objetar la divulgación y usted no la rechaza; o (3) inferimos razonablemente que no objetará la divulgación.

 

Si usted no está presente o no tiene la oportunidad de acceder u objetar el uso o divulgación de su información debido a su incapacidad o a alguna circunstancia de emergencia, emplearemos el juicio profesional para determinar si una divulgación es lo más conveniente para sus intereses. Si divulgamos información a un familiar, a un pariente o a un amigo personal cercano, sólo comunicaremos la información que consideremos relevante a las personas involucradas en su atención médica o relacionadas con el pago de su atención médica. También podemos divulgar su PHI a fin de notificar (o ayudar en la notificación) a tales personas sobre su ubicación o condición general.

 

D. Actividades de salud pública. Podemos divulgar su PHI para las siguientes actividades de salud pública: (1) Para ofrecer información médica a las autoridades de salud pública con el propósito de prevenir o controlar una enfermedad, lesión o discapacidad; (2) para denunciar negligencia y abuso infantil a las autoridades de salud pública u otras autoridades gubernamentales autorizadas por la ley para que reciban tales reportes; (3) para ofrecer información sobre productos y servicios bajo la jurisdicción de la U.S. Food and Drug Administration; (4) para advertir a una persona que haya estado expuesta a una enfermedad contagiosa o por el contrario, que pueda estar en riesgo de contraer o transmitir la enfermedad o condición; y (5) para proporcionar información a su empleador según la legislación sobre enfermedades o lesiones relacionadas con el trabajo, o sobre vigilancia médica en el lugar de trabajo.

 

E. Víctimas de abuso, negligencia o violencia doméstica. Si consideramos que es razonable que usted es víctima de abuso, negligencia o violencia doméstica, podemos divulgar su PHI a una autoridad gubernamental, incluso a un servicio social o agencia de servicios de protección autorizada por la legislación para recibir reportes de abuso, negligencia o violencia doméstica.

 

F. Actividades de supervisión de la salud. Podemos divulgar su PHI a una agencia de supervisión de la salud que inspecciona el sistema de atención de salud y tenga a su cargo la responsabilidad de garantizar la conformidad con las reglas de los programas gubernamentales de salud como Medicare o Medicaid.

 

G. Procesos judiciales y administrativos. Podemos divulgar su PHI en el transcurso de un proceso judicial o administrativo en respuesta a un decreto jurídico u otro proceso legal.

 

H. Autoridades judiciales. Podemos divulgar su PHI a la policía u otra autoridad judicial según lo requiera o permita la ley o en cumplimiento con una orden judicial o un tribunal o citatorio legal administrativo.

 

I. Finados. Podemos divulgar su PHI a un investigador de muertes violentas o inspector médico conforme sea autorizado por la ley.

 

J. Donación de órganos y tejidos. Podemos divulgar su PHI a organizaciones que facilitan la donación, almacenamiento o trasplante de órganos, ojos o tejidos.

 

K. Investigación. Podemos utilizar o divulgar su PHI sin su consentimiento o autorización si el consejo de revisión institucional aprueba una renuncia voluntaria que autorice la divulgación.

 

L. Salud o seguridad. Podemos utilizar o divulgar su PHI para prevenir o disminuir una amenaza grave o inminente hacia una persona o para la salud o seguridad pública.

 

M. Funciones gubernamentales especializadas. Bajo ciertas circunstancias podemos utilizar o divulgar su PHI a entidades del gobierno con funciones especiales como el ejército o Departamento de Estado de los Estados Unidos.

 

N. Compensación laboral. Podemos divulgar su PHI conforme se autorice y hasta el punto necesario para cumplir con la legislación de California relacionada con compensaciones laborales u otros programas similares.

 

O. En cumplimiento con la Ley. Podemos utilizar y divulgar su PHI cuando así se requiera hacerlo por cualquier otra ley que no se haya citado en las categorías anteriores.

 

IV. Usos y divulgaciones que requieren su autorización por escrito

 

A. Uso o divulgación con su autorización. Para cualquier propósito diferente a los descritos en la sección III, únicamente usamos o divulgamos su PHI cuando nos concede su autorización por escrito en el formulario de autorización ("Su autorización"). Por ejemplo, usted tendrá que llenar un formulario de autorización antes de que nosotros enviemos su PHI a su compañía de seguro de vida o al notario que representa la otra parte en la litigación en la que usted está involucrado.

 

B. Comercialización. También debemos obtener su autorización por escrito ("Su autorización de comercialización") antes de utilizar su PHI para enviarle cualquier material de comercialización. (Sin embargo, podemos ofrecerle materiales de comercialización personalmente sin tener su autorización comercial. También se nos permite entregarle un regalo promocional con valor nominal, si así lo decidimos, sin tener su autorización de comercialización). Además, podemos informarle sobre productos o servicios relacionados con su tratamiento, administración de casos o coordinación de atención, o tratamientos, terapias, proveedores o entornos de atención alternativos sin su autorización de comercialización.

 

C. Usos y divulgaciones de su información altamente confidencial. Además, las leyes federales y  de California exigen protecciones especiales de privacidad para cierta información altamente confidencial acerca de usted ("Información altamente confidencial "), incluyendo la parte de su PHI que: (1) se utilice en notas de psicoterapia; (2) esté relacionada con servicios de salud mental y discapacidades relacionadas al desarrollo; (3) esté relacionada con la prevención, tratamiento y recomendación sobre el abuso de drogas o de alcohol; (4) esté relacionada con la prueba, diagnóstico o tratamiento de VIH/SIDA; (5) esté relacionada con enfermedades contagiosas; (6) esté relacionada con una prueba genética; (7) esté relacionada con el abuso y negligencia en contra de menores; (8) esté relacionada con la violencia doméstica y el abuso de personas de la tercera edad; o (9) esté relacionado con una violación sexual. Para que divulguemos su información altamente confidencial para un propósito distinto a los permitidos por la ley, debemos obtener su autorización por escrito.

 

D. Uso y divulgación de información a partir de la admisión de un paciente a una unidad psiquiátrica o a un centro de tratamiento para la dependencia química. La información relacionada con su atención médica en la unidad psiquiátrica o el centro de tratamiento para la dependencia química está sujeto a protecciones especiales según las leyes estatales y federales. Los términos de este Aviso se aplicarán a su PHI a menos que se describa lo contrario en esta Sección IV.D.

 

· Tratamiento psiquiátrico. Divulgaremos su PHI al personal del Hospital y a otros profesionales calificados de la salud mental que tienen responsabilidad médica o psicológica para su tratamiento, o en el curso de un procedimiento tutelar. Obtendremos su Autorización antes de la divulgación de su PHI a otros proveedores de tratamiento médico que no tienen responsabilidad médica o psicológica sobre su atención. Si es necesario, también divulgaremos su PHI para obtener el pago por los servicios ofrecidos a usted, como por ejemplo, a su compañía de seguros. En ocasiones especiales, podemos utilizar su PHI para operaciones de atención médica pero, en la medida de lo posible, omitiremos la información personal que pueda identificarle.

 

Realizaremos los esfuerzos razonables para notificar a sus parientes o a cualquier otra persona de confianza designada por usted para su cuidado interno si es dado de alta, sobre su traslado, la gravedad de su enfermedad o lesiones, a menos que usted se oponga a tales divulgaciones. No divulgaremos su PHI a los miembros de su familia o a cualquier otra persona designada por usted que pida información sobre su diagnóstico, pronóstico, medicamentos y su progreso, a menos que obtengamos su Autorización por escrito. No responderemos a otros cuestionamientos sobre su tratamiento y por tanto no divulgaremos información que ponga de manifiesto su condición de paciente de la unidad psiquiátrica a otros individuos no autorizados que llamen al Hospital para pedir información sin su Autorización por escrito. Si usted es menor de edad o tiene un representante personal (como un custodio o persona autorizada mediante un poder notarial), le consultaremos a usted antes de compartir información con tal persona. Si usted se niega a conceder el permiso o no puede conceder dicho permiso, podremos compartir información con su representante personal según lo establezca la ley.

 

Cumpliremos con la ley de California en la divulgación de su PHI para las actividades de salud pública o en actividades de prevención de la salud. Si usted divulga información relacionada con el abuso de menores u otros tipos de abusos presentes o amenazas, estaremos obligados a reportar tal información a las autoridades gubernamentales responsables para que investiguen tales abusos. En el caso de que usted cometa un crimen, podremos usar su PHI para reportar dicho crimen. En la medida de lo posible, le notificaremos o buscaremos una orden de protección antes de  divulgar información para un procedimiento judicial. No utilizaremos su PHI para propósitos de mercadeo.

 

· Tratamiento para la dependencia química. Si está recibiendo un tratamiento para la dependencia química, su PHI está protegido por la ley de confidencialidad federal (42 U.S.C. 290dd-3, 290ee-3 y 42 CFR Part 2) y la ley de California. Las violaciones a estas leyes son consideradas como un crimen y deben ser reportadas a las autoridades pertinentes. Divulgaremos su PHI al personal del Hospital junto con el programa de tratamiento para la dependencia química y a determinadas organizaciones que ofrecen sus servicios al programa y que tienen la necesidad de ver su PHI para realizar los deberes de su trabajo o al personal médico en caso de una emergencia médica. Obtendremos su autorización antes de divulgar cualquier información de su PHI para fines de pago por los servicios ofrecidos a usted, como por ejemplo, a su compañía de seguros. En algunas ocasiones, podremos utilizar su PHI para operaciones de atención médica pero omitiremos la información que pueda identificarle. No responderemos a otros cuestionamientos sobre su tratamiento y por tanto no divulgaremos información que ponga de manifiesto su condición de paciente del centro para la dependencia química a otros individuos no autorizados que llamen al Hospital para pedir información. Si tiene doce años de edad o más, no divulgaremos su PHI a un familiar, pariente, o cualquier otra persona que pida información sobre su cuidado a menos que obtengamos su Autorización por escrito, salvo en los casos permitidos o requeridos por la ley del estado.

 

Si tiene menos de doce años de edad o tiene un representante personal (como un custodio o persona autorizada mediante un poder notarial), consultaremos con usted antes de compartir información sobre su cuidado. Si usted se niega a conceder el permiso o no puede conceder dicho permiso, podremos compartir información con su representante personal según lo establezca la ley. Cumpliremos con la ley federal y con la ley de California en la divulgación de su PHI para las actividades de salud pública o en actividades de prevención de la salud. Si usted divulga información relacionada con el abuso de menores, estaremos obligados a reportar tal información a las autoridades gubernamentales responsables para que investiguen tal abuso. En el caso de que usted cometa un crimen podemos usar su PHI para reportar dicho crimen. En la medida de lo posible, le notificaremos o buscaremos una orden de protección antes de  divulgar información para un procedimiento judicial. No utilizaremos su PHI para propósitos de mercadeo.

 

V. Sus derechos con relación a su información médica protegida

 

A. Información adicional; Quejas. Si desea más información acerca de sus derechos de privacidad, si considera que hemos violado sus derechos de privacidad o no está de acuerdo con una decisión que hayamos tomado acerca del acceso a su PHI, puede comunicarse a la oficina de privacidad. También puede presentar quejas por escrito al Director de la Oficina de derechos civiles del Departamento de salud y servicios humanos de Estados Unidos. Si lo solicita, la oficina de privacidad del Hospital le proporcionará la dirección exacta del Director. No tomaremos represalias en su contra si usted presenta una queja con nosotros o el Director.

 

B. Derecho a solicitar restricciones adicionales. Usted puede solicitar restricciones con relación al uso y divulgación de su PHI (1) para operaciones de tratamiento, pago y atención médica, (2) para personas (como un familiar, otro pariente, amigo personal cercano o cualquier otra persona identificada por usted) relacionadas con su atención médica o con el pago de su atención médica, o (3) para notificar o colaborar en la notificación de tales individuos respecto a su ubicación y condición general. A pesar de que consideraremos cuidadosamente todas las solicitudes de restricciones adicionales, no estamos obligados a aceptar una restricción solicitada. Si desea solicitar restricciones adicionales, por favor obtenga un formulario en la oficina de privacidad del Hospital y deposite el formulario una vez completado en la misma oficina. Nosotros le enviaremos una respuesta por escrito.

 

C. Derecho a recibir comunicaciones confidenciales. Usted puede solicitar, y nosotros le proporcionaremos, cualquier solicitud por escrito razonable para que usted reciba su PHI mediante medios de comunicación alternativos o en ubicaciones alternativas.

 

D. Derecho a cancelar su autorización. Puede revocar su autorización, su autorización de comercialización o cualquier autorización por escrito obtenida con relación a su información altamente confidencial, excepto en el caso de que hayamos tomado acciones de seguridad con ella, ofreciendo una declaración de revocación escrita a la oficina de privacidad del Hospital identificado abajo. El formulario para la cancelación por escrito está disponible para su solicitud en la oficina de privacidad del Hospital.

 

E. Derecho a examinar y copiar su información de salud. Usted puede solicitar acceso a su expediente médico y registros de facturación mantenidos en nuestro poder para analizar y solicitar copias de los registros. Bajo circunstancias limitadas, le podemos negar el acceso a una parte de sus registros. Debería tener en cuenta que, si usted es padre o tutor legal de un menor, no tendrá acceso a ciertas partes del historial médico del menor (por ejemplo, los registros relativos a los servicios de atención médica por los cuales el menor puede dar consentimiento dentro de la legalidad y por lo tanto, para los cuales el menor tiene derecho a inspeccionar u obtener copias del registro (p.ej., aborto o tratamiento de salud mental), o si el proveedor de atención médica determina, de buena fe, que el acceso a los registros del paciente solicitado por el representante tendría un efecto de detrimento en la relación profesional del proveedor con el paciente menor de edad o en la seguridad física o psicológica del menor. Si desea modificar sus registros, por favor consiga un formulario de solicitud de modificación en la oficina de privacidad del Hospital y envíelo ya completo a la misma oficina. Si usted solicita copias, le cargaremos una cantidad según lo determine la ley federal y estatal. También le cobraremos los gastos postales, si solicita que le enviemos las copias por correo.

 

F. Derecho a modificar sus registros. Usted tiene derecho a solicitar que modifiquemos el PHI mantenido en su expediente médico o registros de facturación. Si desea modificar sus registros, por favor consiga un formulario de solicitud de modificación en la oficina de privacidad del Hospital y envíelo ya completo a la misma oficina. Atenderemos su solicitud a menos que consideremos que la información que desea modificar es correcta y completa o apliquen otras circunstancias especiales.

 

G. Derecho a recibir un reporte de las divulgaciones. Según lo requiera, puede obtener un reporte de ciertas divulgaciones de su PHI que hayamos realizado durante cualquier periodo de tiempo anterior a la fecha de su solicitud, considerando que dicho periodo no supere los seis años y no se refiera a divulgaciones que ocurrieron antes del 14 de abril de 2003. Si solicita un reporte más de una vez durante un periodo de doce (12) meses, le cargaremos 25 centavos por cada página del informe.

 

H. Derecho a recibir una copia de este aviso. Si lo solicita, usted puede obtener una copia de este aviso, incluso si aceptó recibirlo electrónicamente.

 

VI. Fecha de vigencia y duración de este aviso

 

A. Fecha de vigencia. Este aviso es efectivo a partir del 8 de diciembre de 2003.

 

B. Derecho a cambiar los términos de este aviso. Podemos cambiar los términos de este aviso en cualquier momento. Si cambiamos este aviso, podemos hacer efectivos los términos del nuevo aviso para todos los PHI en nuestro poder, incluyendo cualquier información generada o recibida antes de publicar el nuevo aviso. Si cambiamos este aviso, publicaremos el nuevo aviso en las salas de espera del Hospital y en nuestro sitio Web en http://www.twincitieshospital.com.  Usted también puede obtener cualquiera nuevo aviso contactando la oficina de privacidad del Hospital.

 

VII. Oficina de privacidad

 

Usted puede contactar la oficina de privacidad del Hospital en:

 

Oficina de privacidad

Twin Cities Community Hospital

1100 Las Tablas Rd.

Templeton, CA 93465

E-mail: TWI-PrivacyOffice@tenethealth.com

Número de teléfono: (805) 434-3500

 

Oficina de privacidad corporativa

Tenet HealthSystem

13737 Noel Road, Suite 100

Dallas, Texas 75240

E-mail: PrivacySecurityOffice@tenethealth.com

Línea de acción ética (EAL): 1-800-8-ETHICS